契約書や計画書の電子署名～介護保険・障害福祉サービス事業所の生産性向上・業務効率化・DX化

国際福祉機器展(H.C.R.)2025の話題が続きますが、完全ペーパーレスのシステムも目立つようになってきました。

介護保険や障害福祉サービスの運営には、利用者さまと契約を交わしたり、個別支援計画書を交付したりするなど、書面でのやり取りも少なくありません。これらの書面をデジタル化することで、業務効率の大幅アップに加え、運営基準違反のリスクも抑えられます。

そこで今回の記事では、ホームヘルプサービスの契約書の電子化をデモする記事を書きたいと思います。まずはAIにプロンプトで教えを乞います。

AIに教えを乞うプロンプト

アップロードした訪問サービスの契約書を電子契約にしたいと思います。電子契約のアプリを作りたいのですが、どのように電子契約の仕組みを作ったら良いか教えてください。また、デモとして、利用者に対して、利用者のスマホもしくは事業所のタブレット等から電子契約してもらうアプリ化したもののフロントエンドのイメージを作ってください。利用者にサインをいただく箇所は、アップロードした契約書の住所や氏名欄の所になります。電子契約アプリのデモ画面のイメージを作ってください。

AIからの回答

アップロードされた居宅介護の契約書を電子契約に移行するための仕組みと、利用者向けのフロントエンドのイメージを提案します。

以下、AIからの回答↓↓↓

電子契約の仕組み

介護保険・障害福祉サービスにおける契約の電子化は、2021年度（令和3年度）の介護報酬改定などで「電磁的な対応」が原則認められるようになり、進めやすくなっています。

電子契約の仕組みを自作のアプリで構築する場合、主に以下の要素が必要になります。

1. 契約書のデジタル化

契約書の準備: アップロードされたWordファイルの内容を基に、電子契約で使用するPDF形式などの電子文書を作成します。契約書の内容は、利用者の情報や契約期間など、契約ごとに変動する箇所（可変情報）を埋め込めるように設計します。
契約書別紙のデータ化: 「居宅介護契約書別紙」に記載された提供サービスの内容（曜日、時間帯、内容）や利用料金についても、契約時に利用者の状況に応じて変動・確定するため、これもデータとして扱えるようにします。

2. 電子署名と法的有効性の確保

電子署名法の対応: 電子契約の法的有効性を確保するため、「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」に対応した仕組みが必要です。特に、契約の成立を推定させるためには、「本人による電子署名」が行われていることが重要です。
電子サイン（手書きサイン）の利用: 利用者への説明・同意について、必ずしも署名・押印が求められないことから、タブレット等での手書きサイン（電子サイン）を利用者が行う方式が適切と考えられます。
署名データの記録: サインが「利用者本人の意思」に基づくことを証明するため、署名を行った日時、利用者の端末情報、IPアドレスなどを記録・紐づけて保存します。

3. 契約フローとデータ管理

アカウント・情報登録: 事業者がシステムに利用者情報（氏名、住所など）を登録します。
書類のアップロードと送信: 事業者側で契約書（電子ファイル）をシステムにアップロードし、利用者のスマートフォンや事業所のタブレットに表示できるようにします。
契約内容の確認・同意: 利用者が画面上で契約書全文を確認し、内容に同意します。
電子サイン（署名）の実行: 利用者が契約書の署名欄に手書きサインをします。
契約書の保管: 契約が締結された電子契約書は、改ざん防止機能を備えた安全なサーバー上に電子データとして保管します。諸記録の保存についても、電磁的な対応が認められています。また、電子帳簿保存法への対応も確認が必要です。
契約書の交付: 締結後の電子契約書をPDFなどの形式で、利用者へ電子的に交付できるようにします（例：メール送付、アプリ内でのダウンロード）。

電子契約アプリのフロントエンドイメージ

アップロードされた契約書（第17条以下）に署名・押印欄がある箇所を想定し、タブレット等での利用を前提としたデモ画面のイメージを作成します。

画面構成の基本（タブレット横向きを想定）

要素	内容
画面タイトル	居宅介護サービス利用契約書
説明エリア	「契約書全文をご確認いただき、内容に同意される場合は、最終ページの署名欄にサインをお願いします。」などの案内を表示。
メインビュー	契約書の全文（PDFまたはHTML形式）を表示。スクロールして全条項を確認できるようにします。
ナビゲーション	「次へ」「契約書別紙を確認」「最終ページへ」などのボタンを設置。