介護事業所の運営には、たくさんの書類が必要です。それらをいちいち紙で作っていると、大量の紙を使うことになりお金もかかるし、ただでさえ手狭な事務所が多い訪問介護事業所は、紙だらけになってしまいます。見た目を良くしようとロッカーを入れると、狭い事業所がさらに狭くなってしまいます。
何とかしたい。。。
いっそのこと、完全ペーパーレスを目指すのも良いでしょう。折しも、処遇改善加算の職場環境等要件における生産性向上の取り組みの一つに、5S活動があります。
5S活動とは職場環境の整備や業務効率の向上を目的とした活動で、「整理（Seiri）」「整頓（Seiton）」「清掃（Seisou）」「清潔（Seiketsu）」「しつけ（Shitsuke）」の5つの頭文字をとった言葉です。小綺麗なオフィス環境は、それだけでムダを省くことにも繋がります。
訪問介護事業所では、運営基準で定められたサービス提供責任者が集まって話し合わないといけない会議等がたくさんあります。会議資料をいちいち毎回、全員分印刷していたら、それこそムダです。会議資料はファイルサーバーに置いておき、事前に空いた時間に各サービス提供責任者が目を通しておけば実際の会議もスムーズに時短で開催できるでしょう。
会議自体も議長役の人がZoomでパソコン画面を共有して資料説明すれば、リアルタイムで話し合いできます。会議を録画しておいてアーカイブにしておけば、見返したり、文章の議事録も自動で作成できます。
資料類は全てデータで保存して、ファイルサーバーに入れておけば、紙で資料を保管しておく必要はありません。外出先からでもスマホで資料確認できます。
また、ユーチューバーがよく使っているOBSstudioも非常に便利です。配信にも使えますが、画面撮影機能が充実していて超便利です。パソコン画面を映しつつ、カメラで話者を撮影し録画しておけば、別途編集しないのであれば、撮影時間イコール録画・編集時間になります。それをサーバーに上げておけば、集まらないと会議が開けない、といった問題も一気に解決です。コメントやチャットでやり取りすれば、議事録の作成すらいらなくなります。OBSstudioは非常に便利なので、ぜひとも使いたいアプリです。
制度改正ごとにやることな増えて大変というのはよく聞きますが、実際にはデジタルを最大限活用すれば、それほど大変なことではないと個人的には思います。
それに、今風にしてゆかないと、若い人には見向きもされない事業所、業界になってしまいます。そうならないようにするのも、私たちの重要な仕事の一つだと思うのです。
コメント