介護福祉現場の皆さま、本日もお疲れ様です！
「よし、うちの事業所でもExcelの共同編集をやってみよう！」と決めたあなた。その一歩が、チームの残業を減らし、情報共有をスムーズにする大きな転換点になります。
でも、いざ始めようとすると「あれ？ 同時に入れないよ？」「設定ってどこを見ればいいの？」と足踏みしてしまうことも。
今回は、共同編集を「失敗させない」ための魔法の3点チェックリストを作成しました。これさえ確認すれば、今日からあなたの事業所のExcelは「みんなの掲示板」に早変わりします！
【保存版】共同編集スタートガイド
せっかく「みんなで書こう！」と決めても、一人でも設定が漏れていると、またあの「コピーファイル」が作られてしまいます。
作業を始める前に、まずはこの3つのポイントを、チームのみんなで指差し確認してみましょう！
① 【場所】そのファイル、ちゃんと「雲の上（OneDrive）」にいますか？
一番多いのが、「自分のパソコンのデスクトップ」にあるファイルを開いて、「共有できない！」となるケースです。
- チェック方法： Excelの一番上のタイトル部分を見てください。ファイル名の横に「OneDrive -（法人名）」と表示されていますか？
- 解決策： もし自分のパソコン（ドキュメントやデスクトップ）にあるなら、そのファイルを一度OneDriveのフォルダへドラッグ＆ドロップで「お引越し」させましょう。
合言葉：「ファイルは自分の手元ではなく、みんなの広場（OneDrive）へ！」
② 【形式】ファイル名の最後が「.xlsx」になっていますか？
昔から使っている古いファイルだと、共同編集という「最新の魔法」が使えないことがあります。
- チェック方法： ファイル名が「〇〇実績表.xls」で終わっていませんか？ もし「x」がついていないなら、それは旧世代のファイルです。
- 解決策： Excelの「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選び、ファイルの種類を「Excel ブック (.xlsx)」に変更して保存し直してください。これで準備完了です！
③ 【スイッチ】左上の「自動保存」が「オン」になっていますか？
共同編集の心臓部は、画面の左上にある小さなスイッチです。
- チェック方法： 画面の左端にある「自動保存」というボタンが「オン（青色）」になっていますか？
- ここがポイント： これがオフになっていると、あなたが入力した内容が仲間の画面に届きません。逆に、誰かがオフのまま作業すると「データの衝突」が起きて、コピーファイルが作られる原因になります。
チームで楽しく使うための「プラス1」
設定が済んだら、さっそく誰かと同時にファイルを開いてみてください。
右上に自分以外のスタッフのアイコン（イニシャルなど）が出てきたら、成功です！
「あ、〇〇さんが今ここを打ってる！」
「じゃあ私はこっちを埋めるね！」
そんな会話が生まれたら、もう共同編集の達人への第一歩。
もし誰かが間違えてデータを消してしまっても大丈夫。OneDriveには「バージョン履歴（タイムマシン機能）」があるので、いつでも元に戻せます。
「失敗してもいいから、まずはみんなで触ってみる」。そんなゆとりを持って、便利な道具を味方につけていきましょう！
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