Microsoftアカウントを作ると、同時に5GBのOneDriveのオンラインストレージが使えるようになります。OneDriveは勝手に同期してしまうなど、理屈が分からないままつかっていると、面倒くさいストレージに感じてしまいますが、最初から割り切ってファイルサーバ代わりに使えば、こんな便利な機能が無料で使えるんです。もちろん、オンラインストレージはOneDriveに限ったものではなく、Googleでも構いません。OneDriveが5GBなのにくらべ、Googleは15GBなので容量的には圧倒的です。
介護事業所でも、個人のアカウントとは別に、事業所のアカウントを作っておくと便利です。小規模事業所では、これで十分ですし、他事業所とも共有可能です。
フォルダを共有設定しておき、共有フォルダのURLのショートカットを各パソコンに作っておくだけです。この場合、同期はさせず、本体はローカル環境に保存しておきます。あくまでも、必要なファイルや共有すべきファイルの保存に特化して使いましょう。(容量が多い場合や大規模のユーザーと共有する場合はビジネス版を使いましょう)
オンラインストレージに保存、共有すべきファイルは、例えば、ヒヤリハット記録用紙や研修レポート用紙など、事業所ごとに定めた各種の記録用紙をはじめ、BCP(業務継続計画)と連動して各種ファイルのバックアップに使うのでも良いでしょう。
また、例えば、登録ヘルパーの給与計算明細書を共有して、サービス提供責任者が全員でチェックしたり、令和7年度から取り組まなければならない「課題の見える化」や「タイムスタディ調査表」をするのに利用しても良いでしょう。ただし、厚生労働省が示す「生産性向上ガイドライン」の調査表は作業的には面倒なので、そのまま使うのはお勧めしません。
ひとつのファイルを皆で確認・更新することができるので、とても効率的です。更新中のデータは今誰が作業をしているのかも更新者のアカウントが表示され当該データにはロックがかかりますので、排他性（更新が確定するまでロックがかかることでデータの一貫性が保たれる）が担保されるので安心です。
webサーバやファイルサーバなどのオンラインストレージ、クラウドストレージを積極的に活用することで、業務の効率化と生産性向上、また、ムリ・ムダ・ムラを省くこともできるので活用しない手はないと思います。
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