「シフト表が勝手に増殖中！？」OneDriveの“困った”を解決して、チームのイライラを解消しよう！

介護福祉現場の皆さま、毎日本当にお疲れ様です！

利用者さんのケアに加え、日々の記録やシフト作成、実績管理……。「もう、体が二つあればいいのに！」と思うほど忙しい中、追い打ちをかけるようにパソコン作業でイライラすること、ありませんか？

特に、複数のスタッフで共有している「OneDrive（ワンドライブ）」上のExcelファイル。「便利ですよ」と言われて導入したはずなのに、現場では「逆に仕事が増えた！」という悲鳴も聞こえてきます。

今回は、そんな介護現場の「Excelあるある」な困りごとに寄り添い、どうすれば平和に（？）ファイルを共有できるのか、コラム形式でまとめました。

【介護現場のExcelコラム】

朝の申し送り後、急いで実績入力をしようとパソコンに向かったあなた。しかし、画面には無情なメッセージが……。

「ファイルは使用中のため読み取り専用です」

「えっ、誰？誰が今開いてるの！？」と事務所を見渡しても、みんな忙しそうに動き回っていて犯人は不明。結局、作業を後回しにするうちに、夕方のバタバタに飲み込まれていく……。

こんな「Excelの不機嫌」に振り回されるのは、もう終わりにしましょう！

OneDriveにあるファイルは、本来「みんなで同時に」編集できるのが最大の売りです。それなのに、なぜか「読み取り専用」でロックがかかってしまうことがあります。

原因： 誰かが古いExcelソフト（2010以前など）で開いていたり、ネット環境が不安定な場所で開きっぱなしにしていると、Excelくんが「あぶない！壊れないように鍵をかけなきゃ！」と過保護にロックしてしまうんです。
処方箋： 確実に同時編集したい時は、「ブラウザ版（EdgeやChrome）」で開くのが一番の近道です。デスクトップのアプリ版より「みんなで触る」のが得意なので、ロックがかかりにくくなります。

「4月シフト.xlsx」を開こうとしたら、隣に「4月シフト-コピー.xlsx」や「4月シフト-PC名-2026-02-15.xlsx」なんて名前のファイルが勝手に作られていること、ありませんか？

原因： これは、2人のスタッフが「ほぼ同時」に上書き保存したとき、OneDriveくんが「どっちの修正も大事だから、勝手に消せない！両方残しちゃえ！」とパニックを起こした結果です。
処方箋： ファイルの左上にある「自動保存」がONになっているか、全員で確認しましょう。ここがONなら、Excelくんがリアルタイムで「今はAさんがここを直したよ！」と交通整理をしてくれるので、分身（競合コピー）ができにくくなります。

「昨日、遅くまで残って入力したはずなのに、今日見たら空っぽ……」という、背筋が凍るような出来事。

原因： 誰かが古いファイル（分身した方のコピー）を一生懸命更新していたり、ネットが切れている間に作業して「保存」がクラウドまで届かなかった可能性があります。
処方箋： Excelには「バージョン履歴」というタイムマシンのような機能があります。[!TIP]ファイル名をクリックして「バージョン履歴」を見れば、数時間前、あるいは数日前の状態にワンクリックで戻せます。誰かが間違えて消してしまっても、怒る前にこのタイムマシンを使いましょう！

福祉の現場は「情報の正確さ」が命です。ファイルが散らからないための、簡単な3つの約束を提案します。

ファイル名に「確定」や「最新」を付けない「4月シフト_確定版_3」……これが増殖の元です。ファイル名は「4月シフト」固定で。中身の更新は「バージョン履歴」に任せましょう。
終わったら「閉じる」を徹底する「とりあえず開きっぱなし」は、Excelくんを混乱させます。休憩や退勤の前には、必ずファイルを閉じましょう。
迷ったら「ブラウザ」で開くデスクトップアプリ版は便利ですが、共有トラブルには弱めです。不安定だなと感じたら、インターネットの画面（ブラウザ）上で編集するのが、実は一番安全です。