介護福祉現場の皆さま、本日もお疲れ様です！
利用者さんの笑顔のために走り回る毎日、事務作業はできるだけ「サクッと」終わらせたいものですよね。
前回は「Excelが動かない！」「ファイルが増えすぎ！」というお悩みに寄り添いましたが、今回はその逆。「OneDriveを使いこなすと、実はこんなにチームが楽になる！」という、本来のパワーを引き出すコツをコラムにまとめました。
名付けて、「脱・早い者勝ち！ チームで育てる共有エクセル」のススメです。
【介護現場のIT活用コラム】
「あ、そのファイル、今私が使ってるから後でにして！」
事務所でこんなやり取り、一度はしたことがありますよね。
これまでのExcelは、いわば「一脚しかない椅子」のようなものでした。誰かが座っている間は、他の人は座れない（編集できない）。それが当たり前だと思っていました。
でも、OneDriveを正しく使うと、そのExcelは「長いベンチ」に変わります。みんなで同時に座って、みんなで一緒に書き込める。この「共同編集」という魔法が、忙しい現場を劇的に変えてくれるんです。
クラウド共同編集がもたらす「3つのいいこと」
1. シフト調整の「伝言ゲーム」が終わる
「来月の希望休、ここに入れておいてね」と声をかけても、誰かがExcelを開いている間は入力待ち……。結局、メモ書きが机に溜まって、後でまとめて入力する羽目になっていませんか？
- クラウドなら： Aさんが事務所のPCで入力している横で、Bさんは休憩室のタブレットから希望休を打ち込む。そんなことが同時にできます。画面越しに「あ、Bさん今入力してるな」とアイコンで見えるので、声を出さなくても連携が取れるんです。
2. 「報告書の待ち時間」がゼロになる
ヒヤリハット報告や日々の実績入力。夕方の忙しい時間に「パソコンが空くのを待つ」ほどもったいない時間はありません。
- クラウドなら： 複数のスタッフが、それぞれの場所から同時に一つのファイルに書き込めます。一人は「食事摂取量」、もう一人は「排泄記録」というように、同じファイルを分担して一気に埋めることができるので、残業時間の削減に直結します。
3. 「USBメモリ」という爆弾を捨てられる
「データを持ち帰って家でやるから、USBにコピーして……」
これ、実は一番怖い「紛失（個人情報漏洩）」のリスク。さらに、外で直したデータを戻すときに「どれが最新だっけ？」と混乱する元凶です。
- クラウドなら： ファイルは常にネット上の「一箇所」にしかありません。家や外出先から（許可されたデバイスで）アクセスすれば、そこにあるのが常に最新版。コピーを作る必要も、持ち歩くリスクもなくなります。
もっと使いこなすための「小さなコツ」
共同編集をスムーズにするために、チームでこれだけ意識してみましょう。
「今、ここを触ってるよ」のサインを見よう
共同編集を始めると、セルに「色のついた枠」と「人の名前」が表示されます。
「あ、主任が今ここを直してるんだな」と分かったら、そこには触らず別の場所を入力する。これだけで、データの衝突はほとんど防げます。
- 「自動保存」は命綱： 画面左上のスイッチが「オン」になっていることを確認しましょう。これがオンなら、あなたがキーボードを叩いた瞬間に、仲間たちの画面にもその内容が届きます。
最後に：道具を変えれば、余裕が生まれる
私たちが本当に大切にしたいのは、パソコン画面と向き合う時間ではなく、利用者さんの目を見てお話しする時間のはずです。
「共同編集」は、ただの便利な機能ではありません。スタッフ同士の「待ち時間」という小さなストレスを削り、チームの連携をスムーズにするための、新しい協力の形です。
最初は「誰かと同時に触るなんて、なんだか落ち着かない……」と思うかもしれません。でも、一度慣れてしまえば「あの順番待ちは何だったの？」と思うほど快適になりますよ。
少しずつ、チームみんなで「長いベンチ」に座る練習を始めてみませんか？
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